Offertmall för städföretag – gratis Word-mall och guide
Ladda ner en gratis offertmall för städföretag och lär dig skriva tydliga offerter med RUT, villkor, BankID-signering och uppföljning.
När en kund ber om en offert jämför kunden sällan bara priset. Kunden vill också förstå vad som ingår, vad som kostar extra, när städningen kan utföras och vilket företag som känns tryggast att anlita.
En tydlig offert hjälper därför på två sätt: den gör det enklare för kunden att säga ja och minskar risken för missförstånd när arbetet väl börjar. I den här guiden får du en kostnadsfri offertmall i Word, exempel på tydliga formuleringar och en genomgång av hur du kan hantera hela offertflödet digitalt i BOS.
Ladda ner offertmall för städföretag i Word
Mallen är redigerbar och innehåller fält för kunduppgifter, städadress, arbetsomfattning, pris, preliminärt RUT-avdrag, villkor och godkännande. Anpassa alltid mallen efter företagets tjänster och egna villkor innan den skickas till kund.
Vad är en offert – och när blir den bindande?
En offert är företagets erbjudande om att utföra en tjänst på angivna villkor. Den beskriver vanligtvis uppdraget, priset, leveranstiden och hur länge erbjudandet gäller.
När kunden accepterar offerten utan ändringar uppstår normalt ett avtal. Det är därför viktigt att innehållet är korrekt innan offerten skickas. Om du inte vill att ett godkännande automatiskt ska innebära att ett avtal ingås behöver det framgå tydligt av offerten. Företagarna beskriver samma grundprincip och rekommenderar bland annat att pris, leverans, betalningsvillkor och giltighetstid anges tydligt.
Skriv alltid ett sista giltighetsdatum, till exempel ”Offerten gäller till och med 30 september 2026”. Då vet både du och kunden hur länge pris och tider kan reserveras.
Det här bör finnas med i en offert
- Företagets uppgifter Företagsnamn, organisationsnummer, adress, kontaktperson, telefon, e-post och uppgift om F-skatt.
- Kundens uppgifter Namn eller företagsnamn, person- eller organisationsnummer, kontaktuppgifter och fakturaadress.
- Offertuppgifter Offertnummer, offertdatum, sista giltighetsdag och vem som har skapat offerten.
- Städobjektet Adress, bostads- eller lokaltyp, ungefärlig yta, antal rum, särskilda ytor och praktiska förutsättningar.
- Tjänsten Exempelvis hemstädning, kontorsstädning, flyttstädning, storstädning, trappstädning eller fönsterputsning.
- Omfattningen En konkret checklista över moment som ingår och vad som uttryckligen inte ingår.
- Tid och intervall Startdatum, önskad tid, uppskattad tidsåtgång och om uppdraget är en engångstjänst eller återkommer varje vecka, varannan vecka eller månad.
- Prisformen Fast pris, timpris eller ungefärlig prisuppgift. Skriv också vad som kan påverka slutpriset.
- Pris och moms Specificera delposter, moms och totalsumma. Till privatkunder bör priset vara tydligt inklusive moms.
- RUT-avdrag Visa arbetskostnaden separat och markera avdraget som preliminärt. Material, resor, utrustning och administration ska hållas åtskilda från arbetskostnaden.
- Praktiska villkor Nyckelhantering, larm, parkering, husdjur, tillgång till vatten och el samt vad kunden behöver förbereda.
- Avbokning och ändringar När kunden senast kan avboka, eventuell avgift och hur tilläggsarbeten ska godkännas.
- Betalning och reklamation Betalningsvillkor, fakturasätt, dröjsmålsvillkor, kvalitetsgaranti och hur kunden anmäler ett fel.
- Godkännande Namn, datum, signeringssätt och tydlig hänvisning till de villkor som kunden accepterar.
Beskriv städningen så att kunden kan jämföra
Formuleringen ”städning av bostad” är för vag. Kunden behöver kunna se vilka rum och moment som ingår. En tydlig omfattning gör också att medarbetaren får samma bild av uppdraget som säljaren och kunden.
För hemstädning kan du exempelvis ange dammsugning, våttorkning av golv, avtorkning av fria ytor, rengöring av kök och badrum samt tömning av papperskorgar. För flyttstädning behövs ofta en mer detaljerad checklista med skåp, garderober, vitvaror, golvbrunnar och fönster.
Skriv också vad som är valbart eller inte ingår som standard. Det kan vara invändig rengöring av ugn och kyl, fönsterputsning, balkong, persienner, bortforsling, höga höjder eller hantering av särskilt nedsmutsade ytor.
Exempel på tydlig omfattning
| Område | Ingår i grundtjänsten | Valbart eller anges separat |
|---|---|---|
| Alla rum | Dammsugning, golvvård och avtorkning av fria ytor | Väggtvätt, höga höjder och flytt av tunga möbler |
| Kök | Bänkar, diskho, spishäll och utsida av vitvaror | Ugn, köksfläkt, kyl och frys invändigt |
| Badrum | Toalett, handfat, dusch eller badkar, speglar och golv | Djuprengöring av fogar eller omfattande kalkborttagning |
| Fönster | Endast om det uttryckligen har valts | Antal fönster, sidor, spröjs och åtkomlighet specificeras |
| Material | Ange om städfirman eller kunden står för material | Specialmedel och maskinhyra specificeras separat |
Anpassa checklistan efter tjänsten. Flyttstädning, hemstädning och kontorsstädning bör inte använda exakt samma omfattning.
Fast pris, timpris eller ungefärligt pris?
Ange alltid vilken prisform som gäller:
- Fast pris: kunden betalar den överenskomna summan för den specificerade omfattningen.
- Timpris: kunden betalar för faktiskt arbetad tid. Ange timpris, om priset gäller per person och hur material, resa och minsta debitering hanteras.
- Ungefärlig prisuppgift: ange beräknad totalsumma och vilka antaganden den bygger på.
För städtjänster till privatpersoner gäller konsumenttjänstlagen. Konsumentverket anger att en ungefärlig prisuppgift normalt inte får överskridas med mer än 15 procent, med vissa undantag. Ett fast pris får inte överskridas. Läs mer hos Konsumentverket om pris enligt konsumenttjänstlagen och anpassa företagets villkor efter den aktuella tjänsten.
Det viktigaste i praktiken är att offerten kopplar priset till en tydlig omfattning. Om kunden beställer ett extra moment bör ni bekräfta tillägget och priset skriftligt innan arbetet utförs.
Så visar du RUT-avdraget korrekt
För godkända ruttjänster får företaget göra ett preliminärt avdrag med högst 50 procent av arbetskostnaden inklusive moms. Endast arbetskostnaden ger rätt till RUT. Material, resor, maskiner, utrustning och administration ska betalas fullt ut av kunden och bör därför visas på egna rader.
Skatteverket anger också att betalningen måste vara elektroniskt spårbar. Det är företaget som ansöker om utbetalning efter att arbetet är utfört och kunden har betalat sin del.
Använd ordet preliminärt i offerten. Kunden behöver uppfylla villkoren, ha tillräckligt skatteutrymme och ha rätt till avdrag för den aktuella bostaden och tjänsten.
Exempel på pris med RUT
| Prisrad | Belopp inklusive moms |
|---|---|
| Arbetskostnad | 2 000 kr |
| Material | 200 kr |
| Resa och administration | 300 kr |
| Summa före RUT | 2 500 kr |
| Preliminärt RUT-avdrag, 50 % av arbetskostnaden | −1 000 kr |
| Att betala efter preliminärt RUT-avdrag | 1 500 kr |
Exemplet är förenklat. Kunden betalar hela kostnaden för poster som inte ger rätt till RUT. Om flera personer ska dela på avdraget bör fördelningen framgå av underlaget.
Varför en professionell offert spelar stor roll
En professionell offert är inte bara snygg. Den hjälper kunden att förstå beslutet och visar att företaget har ordning på leveransen. Samma struktur gör det dessutom enklare för städfirman att lämna offert snabbt, arbeta konsekvent och följa upp resultatet.
I Proposifys State of Proposals 2024 analyserades 1 280 657 offerter och förslag från 27 branscher. Resultaten gäller den plattformens data och ska inte ses som en garanti för ett enskilt städföretag, men de visar tydliga samband mellan ett genomarbetat digitalt offertflöde och bättre försäljningsresultat.
Vad offertstatistiken visar
| Observation i studien | Praktisk betydelse för ett städföretag |
|---|---|
| Offerter med e-signering var 3,3 gånger mer benägna att avslutas och stängdes 30 % snabbare | Gör det enkelt för kunden att godkänna direkt från mobilen |
| Offerter med automatiska påminnelser var 10 % mer benägna att avslutas | Följ upp när kunden inte har öppnat eller svarat |
| 70 % av vinnande offerter hade en professionell och neutral ton | Skriv tydligt, sakligt och kundnära utan överdrivna löften |
| När 30 % av sammanfattningen anpassades till kunden ökade avslutsgraden med 50 % | Återanvänd en mall, men anpassa problembild, omfattning och rekommendation |
Källa: Proposify, State of Proposals 2024. Resultaten visar samband i leverantörens plattformsdata och är inte specifika för den svenska städbranschen.
BankID skapar ett välbekant godkännandeflöde
BankID är en etablerad del av svenskarnas digitala vardag. Enligt BankIDs egen statistik användes tjänsten 7,9 miljarder gånger under 2025, inklusive både identifieringar och underskrifter.
När kunden kan signera offerten med BankID blir det tydligt vem som godkände och när godkännandet gjordes. Digg beskriver att e-underskrifter bland annat används för att användare ska kunna utföra juridiskt bindande rättshandlingar i e-tjänster. Läs mer hos Digg om e-underskrift.
En digital signering ersätter däremot inte behovet av tydliga villkor. Det som kunden godkänner måste fortfarande beskriva rätt tjänst, pris, omfattning och eventuella bilagor.
Skapa och följ upp offerter i BOS
Word-mallen är ett bra första steg. När offertvolymen växer sparar ett samlat offertprogram mycket administration och minskar risken för att fel version skickas.
I BOS kan du:
- skapa återanvändbara offertmallar för exempelvis hemstädning, kontorsstädning, flyttstädning och fönsterputsning
- lägga in priser, artiklar, checklistor, dokument, villkor och kundanpassad text
- skicka offerten via e-post eller SMS
- låta kunden godkänna med BankID eller signatur
- se när offerten har skickats och öppnats samt följa status och öppningsstatistik
- skicka påminnelser och kommunicera med kunden i offertflödet
- göra om en godkänd offert till en order eller ett återkommande projekt utan att registrera samma information igen
Det ger kunden ett enhetligt och professionellt intryck från första kontakt till utfört uppdrag. För företaget blir det enklare att följa vilka offerter som öppnas, vilka som accepteras och vilka tjänster som säljer bäst.
Sju tips som gör offerten lättare att godkänna
- 1 Skicka offerten snabbt medan kundens behov fortfarande är aktuellt.
- 2 Börja med kundens situation och rekommendera rätt tjänst innan du visar priset.
- 3 Använd en tydlig checklista så att kunden ser exakt vad som ingår.
- 4 Visa totalsumman, momsen och det preliminära RUT-avdraget utan att kunden behöver räkna själv.
- 5 Håll språket enkelt och professionellt och undvik interna branschuttryck.
- 6 Gör godkännandet enkelt med digital signering och en tydlig nästa åtgärd.
- 7 Följ upp utifrån öppningsstatus i stället för att skicka samma påminnelse till alla.
Vanliga misstag
- Otydlig omfattning Kunden ser ett pris men kan inte avgöra vilka moment, rum eller tillägg som ingår.
- Fel prisbegrepp Offerten blandar fast pris, timpris och uppskattning utan att säga vad som faktiskt gäller.
- RUT på hela summan Material, resa, utrustning eller administration räknas felaktigt som avdragsgrundande arbetskostnad.
- Moms saknas Privatkunden får inte en tydlig totalsumma inklusive moms.
- Ingen giltighetstid Företaget riskerar att vara bundet till ett pris eller en tidsplan längre än avsett.
- Oklara tillägg Extraarbete utförs utan skriftligt godkännande av omfattning och pris.
- Generisk text Kundens namn byts, men behovet och rekommendationen är identiska i varje offert.
- Svårt godkännande Kunden måste skriva ut, signera, skanna och mejla tillbaka dokumentet.
- Ingen uppföljning Företaget vet inte om offerten är oläst, jämförs med andra eller väntar på ett internt beslut.
Vanliga frågor
En offert är normalt ett anbud. När kunden accepterar den utan ändringar ingås normalt ett avtal. Ange därför alltid omfattning, pris, villkor och giltighetstid tydligt.
Det finns ingen period som passar alla. Många företag använder 14 eller 30 dagar. Välj en period som gör det möjligt att stå för priset och reservera kapacitet.
Båda fungerar. Fast pris är enkelt för kunden när omfattningen är tydlig. Timpris passar när tidsåtgången är svår att bedöma. Ange alltid vilken modell som gäller och vilka kostnader som kan tillkomma.
Nej. Högst 50 procent av arbetskostnaden inklusive moms kan dras av för godkänt rutarbete. Material, resa, utrustning och administration ger inte rätt till RUT.
Det är inte alltid nödvändigt i själva offerten, men företaget behöver korrekta uppgifter för fakturering och ansökan om RUT. Samla och hantera personuppgifter på ett säkert sätt och bara när de behövs.
Konsumentverket anger att kunden normalt har 14 dagars ångerrätt när en städtjänst beställs på distans, till exempel på nätet eller via telefon. Säkerställ att information, samtycke och eventuell start under ångerfristen hanteras korrekt i företagets villkor.
Ja. Kunden kan öppna offerten digitalt och signera med BankID. Därefter kan den accepterade offerten omvandlas till en order eller ett återkommande projekt i BOS.
Ja. Ta bort RUT-delen, ange priser exklusive och inklusive moms och anpassa betalnings-, uppsägnings- och avtalsvillkor för företagskunden.
När en privatperson köper städtjänster gäller konsumenttjänstlagen. Vid distansbeställning finns normalt 14 dagars ångerrätt. Regler och skattevillkor kan ändras, och olika uppdrag kräver olika avtalsvillkor. Den nedladdningsbara mallen och denna artikel är allmän information, inte juridisk rådgivning. Låt en jurist eller branschorganisation granska företagets slutliga villkor.
Källor och vidare läsning
- Företagarna: Offertmall och checklista
- Konsumentverket: Problem med städfirma eller flyttstädning
- Konsumentverket: Konsumenttjänstlagen
- Skatteverket: Så fungerar rutavdraget
- Digg: E-underskrift
- BankID: Statistik
- Proposify: State of Proposals 2024
- BOS: Offert, planering och arbetsflöde för serviceföretag