Vad kostar en anställd per timme? Komplett kalkyl för serviceföretag 2026
Räkna ut den verkliga timkostnaden för en anställd. Vi går igenom lön, semester, arbetsgivaravgifter, pension, sjukfrånvaro och debiterbar tid med exempel för städ, flytt och fastighetsservice.
Vad kostar en anställd per timme? Det enkla svaret är: betydligt mer än timlönen.
För ett serviceföretag räcker det inte att jämföra kundens timpris med den anställdas lön. Utöver bruttolönen tillkommer bland annat semesterlön, arbetsgivaravgifter, pension och försäkringar. Dessutom är inte varje betald arbetstimme möjlig att fakturera till kund.
En medarbetare som har 170 kr i timlön kan därför kosta företaget omkring 250–260 kr per betald timme. Om endast 75–80 procent av arbetstiden är debiterbar blir personalkostnaden i stället cirka 325–345 kr per fakturerbar timme — innan bil, material, arbetsledning, administration och vinst har lagts till.
I den här guiden visar vi hur du gör en realistisk kalkyl för städföretag, flyttföretag, fönsterputs, fastighetsservice, trädgårdsföretag och andra personalintensiva serviceverksamheter.
Varför timlönen inte visar hela kostnaden
Timlönen är bara utgångspunkten. Företagets verkliga kostnad påverkas även av hur den anställda är avlönad, vilket kollektivavtal som gäller, den anställdas ålder, pension och försäkringar samt hur stor del av arbetstiden som faktiskt kan debiteras.
För serviceföretag är den sista punkten särskilt viktig. Restid, luckor i schemat, möten, utbildning, sjukfrånvaro, materialhantering och administration kan vara betald tid utan att den kan faktureras som utfört arbete hos kund.
Det här ingår i personalkostnaden
- Bruttolön Den avtalade timlönen eller månadslönen före skatt. OB, övertid, provision och andra lönetillägg kan också påverka underlaget.
- Semesterlön och semestertillägg För timanställda används normalt 12 procent enligt procentregeln vid 25 semesterdagar. Månadsavlönade behåller normalt lönen och får semestertillägg enligt sammalöneregeln eller kollektivavtal.
- Arbetsgivaravgifter Full arbetsgivaravgift är 31,42 procent under 2026 för de flesta anställda. Avgiften beräknas även på exempelvis semesterlön och skattepliktiga förmåner.
- Tjänstepension Avtalspension SAF-LO kostar under 2026 normalt 4,4 procent på lön under gränsen 7,5 inkomstbasbelopp per månad. Andra pensionslösningar och regler kan gälla.
- Försäkringar Kollektivavtal eller företagets egna försäkringslösningar kan ge kostnader för bland annat sjukdom, arbetsskada, livförsäkring och omställning.
- Sjuklön Arbetsgivaren betalar normalt 80 procent sjuklön under de första 14 kalenderdagarna, med karensavdrag enligt gällande regler.
- Ej debiterbar tid Restid, väntetid, möten, utbildning, planering, materialpåfyllning och luckor mellan uppdrag är ofta betalda men inte fakturerbara.
- Utrustning och drift Arbetskläder, redskap, telefon, bil, drivmedel, parkering, trängselskatt och förbrukningsmaterial är inte lön men måste täckas av timpriset.
Grundformeln
För en timanställd kan du göra en förenklad kalkyl så här:
Timlön + semesterlön + arbetsgivaravgifter + pension och försäkringar = kostnad per betald timme
För att därefter räkna fram kostnaden per debiterbar timme använder du:
Kostnad per betald timme ÷ andel debiterbar tid = personalkostnad per debiterbar timme
Om den grundläggande personalkostnaden är 259 kr och 80 procent av tiden kan faktureras blir kalkylen:
259 kr ÷ 0,80 = cirka 324 kr per debiterbar timme
Vid 75 procent debiterbar tid blir samma kostnad:
259 kr ÷ 0,75 = cirka 345 kr per debiterbar timme
Det är därför två företag med samma lönenivå kan få helt olika lönsamhet. Företaget med bättre ruttplanering, färre schemaluckor och högre andel debiterbar tid får en lägre kostnad per utförd kundtimme.
Räkneexempel: städ och hemservice
| Kostnadspost | Beräkning | Kostnad per timme |
|---|---|---|
| Timlön | SCB:s genomsnitt för privat sektor 2025 | 170,30 kr |
| Semesterlön | 170,30 × 12 % | 20,44 kr |
| Arbetsgivaravgift | 190,74 × 31,42 % | 59,93 kr |
| Tjänstepension, exempel | 190,74 × 4,4 % | 8,39 kr |
| Grundläggande personalkostnad | Summa | 259,06 kr |
| Kostnad vid 80 % debiterbar tid | 259,06 ÷ 0,80 | 323,82 kr |
| Kostnad vid 75 % debiterbar tid | 259,06 ÷ 0,75 | 345,41 kr |
Exemplet utgår från timlön och 12 procent semesterlön. Pensionen är ett exempel baserat på 2026 års rabatterade SAF-LO-premie. Övriga försäkringar, sjukfrånvaro, bil, material, administration och arbetsledning ingår inte.
Exempel från olika serviceyrken
| Yrkesgrupp | Genomsnittlig timlön 2025 | Grundkostnad per betald timme | Vid 80 % debiterbar tid |
|---|---|---|---|
| Städare och hemservicepersonal | 170,30 kr | cirka 259 kr | cirka 324 kr |
| Hamnarbetare och ramppersonal m.fl., inklusive flyttpersonal | 196,90 kr | cirka 300 kr | cirka 374 kr |
| Städledare och fastighetsskötare m.fl. | 207,30 kr | cirka 315 kr | cirka 394 kr |
Beräkningen inkluderar 12 procent semesterlön, 31,42 procent arbetsgivaravgift och 4,4 procent tjänstepension som räkneexempel. SCB:s yrkesgrupp för flyttpersonal innehåller även andra yrken och ska därför användas som riktvärde, inte som en exakt lön för varje flyttarbetare.
Timlön och månadslön räknas olika
För timanställda utan bestämd vecko- eller månadslön används normalt procentregeln. Vid 25 semesterdagar är semesterlönen då 12 procent av den semesterlönegrundande lönen.
För en anställd med fast månadslön ser kalkylen annorlunda ut. Personen behåller normalt sin månadslön under betald semester och får dessutom semestertillägg. Enligt sammalöneregeln är semestertillägget 0,43 procent av månadslönen per betald semesterdag, men kollektivavtal kan ge andra nivåer.
En enkel omräkning av månadslön till timlön kan göras genom att dela månadslönen med cirka 173–174 timmar. Den omräkningen visar dock inte hela arbetsgivarkostnaden och tar inte hänsyn till semester, frånvaro eller hur många timmar som kan faktureras.
Betald tid är inte samma sak som debiterbar tid
I ett kontorsjobb kan det vara tillräckligt att följa den totala lönekostnaden per månad. I ett serviceföretag behöver du även veta hur många timmar som skapar intäkt.
Anta att en heltidsanställd får betalt för omkring 173 timmar under en genomsnittlig månad. Om bara 135 timmar kan faktureras till kund är den debiterbara graden cirka 78 procent.
De resterande timmarna kan bestå av:
- resa mellan kunder
- hämtning och påfyllning av material
- interna möten och arbetsledning
- planering och kundkontakt
- utbildning
- väntetid och sena avbokningar
- luckor mellan uppdrag
- tidrapportering och andra administrativa moment
Det betyder inte att tiden är onödig. Men den måste finansieras genom företagets debiteringspris. Ju bättre du planerar personal, återkommande uppdrag och geografiska områden, desto fler av de betalda timmarna kan bli produktiva kundtimmar.
Så räknar du fram rätt timpris
| Steg | Exempel | Resultat |
|---|---|---|
| Personalkostnad per debiterbar timme | 259 kr ÷ 80 % | 324 kr |
| Övriga kostnader per debiterbar timme | Bil, material, system, lokal och administration | 60 kr |
| Självkostnad | 324 + 60 | 384 kr |
| Pris med 20 % marginal | 384 ÷ 0,80 | 480 kr exkl. moms |
Detta är endast ett räkneexempel. Använd företagets verkliga kostnader, debiteringsgrad och önskade marginal. Marginal är inte samma sak som att lägga på samma procentsats på kostnaden.
Vanliga kostnader som glöms bort
- Restid mellan kunder Särskilt viktig inom hemstädning, hemtjänstnära service, fönsterputs, fastighetsservice och trädgårdsarbete. Dålig geografisk planering kan snabbt sänka debiteringsgraden.
- Sjukfrånvaro Arbetsgivaren betalar normalt sjuklön de första 14 dagarna. Samtidigt kan en ersättare behöva sättas in för att kunden ska få sin tjänst.
- OB och övertid Kvällar, helger, tidiga morgnar och kort framförhållning kan ge högre lönekostnader enligt avtal.
- Arbetsledning Någon behöver planera, fördela, kontrollera och följa upp arbetet även när arbetsledarens tid inte kan faktureras direkt.
- Introduktion och utbildning Nya medarbetare behöver ofta arbeta långsammare eller tillsammans med en erfaren kollega under introduktionen.
- Avbokningar En sen avbokning kan lämna en lucka som inte går att fylla, samtidigt som den anställda fortfarande ska ha betalt enligt schema och anställningsvillkor.
- Arbetskläder och utrustning Kläder, skydd, maskiner, moppsystem, dammsugare, verktyg och telefoner behöver köpas in, underhållas och ersättas.
- Fordon och parkering Leasing, drivmedel, försäkring, service, däck, parkering och trängselskatt kan bli en stor kostnad per uppdrag.
- Administration och system Lönehantering, bokföring, schemaläggning, tidrapportering, kundservice, offerter och fakturering behöver räknas in i företagets omkostnader.
Från den 1 april 2026 till den 30 september 2027 gäller en tillfälligt lägre arbetsgivaravgift för vissa unga. Under 2026 omfattas personer födda 2003–2007. Avgiften är 20,81 procent på ersättning upp till 25 000 kr per kalendermånad och 31,42 procent på den del som överstiger gränsen. Kontrollera alltid aktuella villkor hos Skatteverket innan du använder den lägre procentsatsen i din kalkyl.
Ett företag som uppfyller villkoren för växa-stöd kan få tillbaka en del av arbetsgivaravgifterna för den första och i vissa fall den andra anställda. För anställningar som påbörjats efter den 30 april 2024 kan stödet innebära att företaget i praktiken endast belastas med ålderspensionsavgiften 10,21 procent på ersättning upp till 35 000 kr per månad under stödperioden. Från 2026 söker företaget återbetalning efter att full arbetsgivaravgift har redovisats. Reglerna innehåller flera villkor, så kontrollera alltid företagets rätt till stöd hos Skatteverket.
Fem sätt att få bättre kontroll
- 1 Räkna på kostnaden per debiterbar timme, inte bara på timlönen.
- 2 Följ upp restid, luckor, frånvaro och övertid varje månad.
- 3 Planera återkommande uppdrag geografiskt för att minska resor mellan kunder.
- 4 Separera personalkostnad, fordonskostnad, material och administration i kalkylen.
- 5 Uppdatera priser när löner, arbetsgivaravgifter, pensioner eller kollektivavtal förändras.
Så kan BOS hjälpa serviceföretag
När schema, uppdrag och tidrapportering hanteras på olika ställen blir det svårt att se vad varje kund och uppdrag faktiskt kostar.
Med BOS kan serviceföretag samla planering, återkommande uppdrag, personalens arbetstid, resor, frånvaro och kundinformation i ett gemensamt system. Det ger ett bättre underlag för att följa upp debiterbar tid, minska onödiga schemaluckor och planera personal närmare nästa kund.
Målet är inte bara att registrera timmar — utan att förstå hur arbetstiden används och skapa ett mer lönsamt arbetssätt.
Vanliga frågor
Med 12 procent semesterlön, 31,42 procent arbetsgivaravgift och ett exempel på 4,4 procent tjänstepension blir grundkostnaden cirka 259 kr per betald timme. Övriga försäkringar och verksamhetskostnader kan tillkomma.
Det finns ingen procentsats som passar alla. I räkneexemplet blir grundkostnaden ungefär 52 procent högre än timlönen. Kostnaden per debiterbar timme blir ännu högre när restid, luckor och annan ej fakturerbar tid räknas in.
Nej. Procentsatsen beror bland annat på den anställdas födelseår och om företaget omfattas av någon nedsättning eller något stöd. För de flesta anställda är den fulla avgiften 31,42 procent under 2026.
Ja, semesterlön och semesterersättning är normalt avgiftspliktig ersättning och ingår i underlaget för arbetsgivaravgifter.
Dela den totala personalkostnaden per betald timme med den andel av tiden som kan debiteras. Om kostnaden är 259 kr och 80 procent av tiden är debiterbar blir kostnaden cirka 324 kr per fakturerbar timme.
Börja med personalkostnaden per debiterbar timme. Lägg sedan till bil, material, arbetsledning, administration och andra omkostnader. Dela därefter självkostnaden med ett minus önskad marginal. Ett företag med 384 kr i självkostnad behöver exempelvis ta 480 kr exklusive moms för att nå 20 procent marginal.
Inte automatiskt. Kostnaden beror på lön, semester, avtal, arbetstid och hur väl timmarna kan planeras. Timanställning kan ge flexibilitet men dålig planering eller många korta pass kan samtidigt skapa högre administration och lägre debiteringsgrad.
Nej. RUT påverkar hur arbetskostnaden fördelas mellan kunden och Skatteverket, men förändrar inte företagets lönekostnad för den anställda.
Källor och beräkningsunderlag
Artikeln är baserad på offentliga uppgifter som var aktuella den 18 juli 2026:
- Skatteverket – Arbetsgivaravgifter
- Skatteverket – Regler för växa-stöd
- Verksamt – Semesterlön för timanställda
- Verksamt – Semesterlön för anställda med fast lön
- Verksamt – Räkna ut vad en anställd kostar
- Fora – Prislista 2026 för företag med kollektivavtal
- Försäkringskassan – Sjuklön
- SCB – Genomsnittlig timlön efter yrke 2025
Beräkningarna är avrundade och avsedda som exempel. Företagets faktiska kostnad påverkas av anställningsform, lön, kollektivavtal, ålder, pension, försäkringar, frånvaro, arbetstid och andra verksamhetskostnader.
Artikeln ger en generell kalkyl och är inte juridisk, löneadministrativ eller skattemässig rådgivning. Kontrollera aktuella regler, kollektivavtal och premier för varje anställd innan du sätter lön eller debiteringspris.