Så fakturerar du RUT-arbete som städföretag
Steg-för-steg-guide för korrekt RUT-fakturering: arbetskostnad, moms, kunduppgifter, betalning och ansökan till Skatteverket.
RUT-avdraget gör det enklare för privatpersoner att köpa städtjänster, men det ställer också krav på hur städföretaget räknar, fakturerar och dokumenterar arbetet. Arbetskostnad, material och resor måste hållas isär. Kunden ska betala elektroniskt och företaget får begära utbetalning först när arbetet både är utfört och betalat.
I den här guiden går vi igenom hela flödet: från kunduppgifter och godkända städtjänster till faktura, betalning, ansökan hos Skatteverket och avstämning. Du får också ett konkret räkneexempel och en checklista som kan användas före varje RUT-faktura.
Så fungerar fakturamodellen
RUT är en skattereduktion för kunden, men i den vanliga fakturamodellen hanterar städföretaget avdraget direkt på fakturan. Kunden betalar det reducerade beloppet. När arbetet är utfört och kundens betalning har kommit in begär företaget resterande RUT-belopp från Skatteverket.
Flödet ser förenklat ut så här:
- Städföretaget utför ett godkänt RUT-arbete.
- Företaget fakturerar hela tjänsten och drar av högst 50 procent av arbetskostnaden inklusive moms.
- Kunden betalar sin del elektroniskt.
- Företaget begär utbetalning från Skatteverket.
- Skatteverket prövar villkoren och betalar det godkända beloppet till företaget.
För 2026 är det sammanlagda utrymmet för ROT och RUT högst 75 000 kronor per person och år. Hela beloppet kan användas till RUT, medan högst 50 000 kronor får vara ROT. Det faktiska avdraget beror också på hur mycket skatt kunden har betalat och vilka andra skattereduktioner kunden använder.
RUT-avdraget på fakturan är därför preliminärt. Det är klokt att avtala om att kunden ska betala den nekade delen om Skatteverket helt eller delvis avslår företagets begäran.
Vilken städning ger rätt till RUT?
| Ger normalt rätt till RUT | Ger normalt inte rätt till RUT |
|---|---|
| Enklare hemstädning som dammsugning och dammtorkning | Grovstädning som kräver mer avancerad utrustning |
| Diskning och enklare rengöring i hemmet | Djuprengöring av möbler med textiltvätt eller specialmaskin |
| Fönsterputs i eller vid bostaden | Rengöring av pool |
| Städning av skåp, lådor, kyl och frys | Städning av trapphus eller gemensam tvättstuga i flerfamiljshus |
| Flyttstädning i bostaden | Städning efter byggarbete, vilket i vissa fall kan vara ROT |
| Flytt av möbler när det behövs för städningen | Hemstajling eller organisering och strukturering av hemmet |
| Sopning och avtorkning av altan utan specialutrustning | Rengöring av altan, tak eller fasad med avancerad utrustning |
| Avtorkning av spisfläkt och filter i samband med städning | Rengöring av ventilation, imkanaler eller fläktmotorer |
Bedömningen beror på vad som faktiskt utförs, var arbetet sker och hur tjänsten är utformad. Kontrollera Skatteverkets aktuella lista vid osäkerhet.
Grundvillkor att kontrollera
- Godkänd tjänst Arbetet ska omfattas av reglerna för RUT och normalt utföras i eller nära kundens bostad.
- Rätt bostad Kunden ska använda bostaden helt eller delvis som sitt hem. Det kan vara en permanentbostad eller fritidsbostad; kunden behöver inte äga den.
- Privat del av bostaden Städning av gemensamma ytor som trapphus och gemensam tvättstuga ger inte RUT för den boende.
- Kundens ålder och skatt Kunden ska ha fyllt 18 år senast vid årets slut och ha tillräcklig skatt att räkna av reduktionen mot.
- Kunduppgifter Företaget behöver korrekt namn och personnummer samt besked om hur avdraget ska fördelas om flera personer betalar.
- F-skatt Företaget ska vara godkänt för F-skatt när avtalet ingås eller när kunden betalar fakturan.
- Ingen otillåten närståenderelation Kunden kan inte få RUT när den som utför tjänsten räknas som släkt enligt reglerna. Kontrollera villkoren om kunden eller medarbetaren är närstående.
- Ingen dubbel ersättning Kunden kan normalt inte få RUT för samma arbete om bidrag, kommunalt stöd eller försäkringsersättning täcker arbetet.
Skatteverket anger att endast arbetad tid på plats hos kunden ger rätt till RUT-avdrag. Restid, materialinköp, administration och annan tid utanför bostaden ska inte läggas in i den RUT-grundande arbetskostnaden.
Så fakturerar du RUT-arbete steg för steg
- 1 Kontrollera att tjänsten är godkänd för RUT och att arbetet utförs i eller nära kundens bostad.
- 2 Samla in kundens fullständiga namn, personnummer, adress och önskad fördelning om två eller flera personer ska dela på avdraget.
- 3 Dokumentera tjänst, datum, arbetsplats och faktiskt antal arbetade timmar per typ av arbete — även vid fast pris.
- 4 Dela upp underlaget i arbetskostnad, material och övriga kostnader som resa, utrustning och administration.
- 5 Beräkna RUT-avdraget till högst 50 procent av arbetskostnaden inklusive moms, inte av fakturans totalbelopp.
- 6 Skapa fakturan med fullständiga fakturauppgifter, RUT-belopp och det belopp kunden ska betala.
- 7 Säkerställ att kunden betalar elektroniskt, exempelvis via banköverföring, kort eller Swish, och spara spårbara betalningsuppgifter.
- 8 Vänta tills arbetet är utfört och betalningen är mottagen innan du begär utbetalning i Skatteverkets e-tjänst Rot och rut – företag.
- 9 Stäm av Skatteverkets beslut och utbetalning mot rätt kund, faktura och bokföringspost. Hantera eventuella avslag enligt avtalet med kunden.
Det här bör stå på RUT-fakturan
En tydlig faktura minskar risken för kompletteringar och gör det lättare för kunden, städföretaget och Skatteverket att förstå underlaget. Skatteverket rekommenderar att fakturan innehåller:
- företagets namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter
- uppgift om att företaget är godkänt för F-skatt
- fakturanummer, fakturadatum och betalningsvillkor
- kundens namn och personnummer
- adressen där städningen utfördes
- vilken städtjänst som utfördes och under vilken tidsperiod
- arbetskostnad separat från material och övriga kostnader
- fakturans totalbelopp exklusive och inklusive moms
- momsens belopp och momssats
- RUT-avdragets storlek
- beloppet som kunden ska betala
- hur avdraget fördelas om flera personer ska använda RUT
Fakturera inte allt som en enda rad med texten ”städning inklusive material och resa”. Då blir det otydligt vilken del som ligger till grund för RUT. Använd separata rader för arbete, rengöringsmedel, framkörning, maskiner och andra kostnader.
Det är också bra att ange ett villkor för vad som händer om Skatteverket inte betalar hela det preliminära avdraget. Formuleringen ska vara tydlig redan i offert, avtal eller villkor — inte läggas till först efter ett avslag.
Exempel på beräkning av RUT-faktura
| Fakturarad | Belopp | RUT-grundande |
|---|---|---|
| Städarbete exklusive moms | 2 400 kr | Ja |
| Moms 25 procent på städarbetet | 600 kr | Ja |
| Städarbete inklusive moms | 3 000 kr | Ja |
| Rengöringsmaterial inklusive moms | 200 kr | Nej |
| Resa och framkörning inklusive moms | 300 kr | Nej |
| Totalt före RUT-avdrag | 3 500 kr | — |
| RUT-avdrag: 50 procent av 3 000 kr | −1 500 kr | — |
| Kunden betalar | 2 000 kr | — |
| Företaget begär från Skatteverket | 1 500 kr | — |
Exemplet förutsätter att hela arbetskostnaden är godkänd, att kunden har tillräckligt RUT-utrymme och skatt samt att övriga villkor är uppfyllda.
RUT-avdrag = arbetskostnad inklusive moms × högst 50 %. Kundens betalning = fakturans totalbelopp inklusive moms − preliminärt RUT-avdrag. Material, resor och övriga kostnader betalas fullt ut av kunden.
Dokumentera timmar även vid fast pris
Ett fast kundpris betyder inte att företaget kan hoppa över tidrapporteringen. Skatteverket kräver att utföraren kan redovisa faktiskt antal arbetade timmar för respektive tjänst när utbetalning begärs. Det gäller både löpande arbete och fast pris, och även timmar som utförts av en underentreprenör.
Koppla därför varje tidrapport till rätt order och tjänst. Om två medarbetare städar i tre timmar ska underlaget spegla de faktiska arbetstimmarna, inte bara uppdragets tid i kalendern. Spara även uppgifter om vad som gjordes, när och på vilken adress.
Bra underlag kan bestå av:
- order med kund, adress och tjänst
- planerad och faktiskt rapporterad tid
- namn på den eller de som utförde arbetet
- checklista eller arbetsbeskrivning
- faktura och betalningsreferens
- ansökt RUT-belopp och Skatteverkets beslut
En sammanhängande kedja från order till tidrapport, faktura, betalning och beslut gör avstämningen enklare och minskar risken för att fel kund, period eller arbetskostnad rapporteras.
Kunden måste betala elektroniskt
För rätt till RUT-avdrag ska betalningen vara elektronisk och spårbar. Skatteverket anger bland annat kontokort, betalning med stöd av BankID, Swish och betalning via bank som exempel. Betalningsuppgifterna ska visa avsändare, mottagare, belopp och tidpunkt.
Kontanter, checkar och presentkort uppfyller inte kravet. Företaget ska kunna visa att kundens betalning har tagits emot. Matcha därför betalningen mot rätt faktura innan begäran om utbetalning skickas.
Det är betalningsdatumet — inte fakturadatumet — som avgör vilket år kundens RUT-avdrag hamnar på. Detta är särskilt viktigt kring årsskiftet.
När kan du begära utbetalning?
Begäran skickas i Skatteverkets e-tjänst Rot och rut – företag. Två saker måste vara klara först:
- arbetet som betalningen avser ska vara utfört
- kunden ska ha betalat sin del
Ansökan ska ha kommit in senast den 31 januari året efter det år kunden betalade. Om kunden betalar i december behöver företaget alltså bevaka tidsfristen noggrant. Vid förskottsbetalning före ett årsskifte ska tjänsten vara utförd och ansökan inskickad senast den 31 januari året efter betalningen.
I ansökan anger företaget bland annat kundens personnummer, faktiskt antal arbetade timmar per tjänst, arbetskostnad inklusive moms, materialkostnad, övriga kostnader, kundens betalda belopp och det RUT-belopp som begärs. Fakturan behöver normalt inte bifogas, men företaget ska kunna ta fram underlaget om Skatteverket frågar efter det.
En juridisk person behöver registrera den som ska ansöka som ombud i e-tjänsten, om personen inte ensam tecknar firman. Företaget behöver också ha anmält ett bankkonto till Skatteverket för att ta emot utbetalningen.
Delbetalning, abonnemang och timbank
Vid delbetalning ska RUT-avdraget fördelas på varje faktura som innehåller arbetskostnad. Företaget får inte samla hela avdraget på slutfakturan om arbetskostnad har fakturerats tidigare.
Om kunden bara betalar en del av en redan utställd faktura kan företaget begära motsvarande andel av RUT-beloppet. Betalar kunden exempelvis 40 procent av beloppet efter RUT kan företaget normalt begära 40 procent av det preliminära avdraget, förutsatt att arbetet som betalningen avser är utfört.
För löpande städabonnemang och timbank gäller fortfarande att endast utförda timmar ger rätt till utbetalning. Betalda men ännu inte utnyttjade timmar kan inte ligga till grund för en RUT-ansökan. Fakturering och ansökan bör därför följa den period där arbetet faktiskt har genomförts.
Vanliga fel vid RUT-fakturering
- Avdrag på hela fakturan RUT beräknas på arbetskostnaden inklusive moms, inte på material, resa eller fakturans totalsumma.
- Resan göms i arbetspriset Restid och framkörning är övriga kostnader och ska inte räknas som RUT-grundande arbete.
- Material anges som gratis Förbrukningsmaterial som rengöringsmedel ska hanteras och redovisas separat, inte döljas i arbetskostnaden.
- Fel personnummer Ett enda sifferfel kan försena eller stoppa utbetalningen. Kontrollera uppgifterna före fakturering.
- Ansökan skickas för tidigt Både arbetet och kundens betalning måste vara klara innan företaget begär utbetalning.
- Fast pris utan timmar Faktisk arbetstid ska dokumenteras och anges även när kunden debiteras ett fast pris.
- Kontant betalning Kunden måste betala elektroniskt och spårbart för att kunna få RUT-avdrag.
- Missad årsskiftesfrist Ansökan ska normalt vara inne senast den 31 januari året efter betalningen.
- Gemensamma ytor faktureras som hemstädning Trapphus och gemensam tvättstuga räknas inte som den enskilda kundens bostad.
- Avslag saknar avtalad hantering Ange i förväg vem som betalar om kundens preliminära RUT-avdrag inte godkänns.
Så förenklar BOS RUT-faktureringen
I Bokning & Schema Online kan informationen följa med från uppdraget till tidsrapporteringen och vidare till fakturan. När ett uppdrag avslutas kan tid, material, fasta priser, resor och ROT/RUT samlas i ett fakturautkast. Det minskar behovet av att skriva in samma kund- och orderuppgifter flera gånger.
BOS delar upp berättigat arbete för ROT/RUT på fakturan och låter administratören granska underlaget innan det skickas. Fakturautkastet kan sedan skickas till Fortnox eller Visma med kund, fakturarader, moms och referenser ifyllda, eller hanteras direkt från BOS. Återkommande uppdrag kan också föras vidare till återkommande fakturering.
Ett digitalt flöde ersätter däremot inte företagets ansvar. Kontrollera alltid att tjänsten verkligen omfattas av RUT, att tiden är utförd på plats, att material och resor ligger på rätt rader, att kundens personnummer stämmer och att betalningen är mottagen innan utbetalning begärs från Skatteverket.
Vill du se flödet från städuppdrag till RUT-faktura? Läs mer om fakturering i BOS, starta en 14 dagars kostnadsfri testperiod eller boka en demo.
Checklista före fakturering och ansökan
- 1 Tjänsten finns på Skatteverkets aktuella lista över godkända RUT-arbeten.
- 2 Arbetet har utförts i eller nära en bostad som kunden använder som sitt hem.
- 3 Företagets F-skatt och kundens namn, personnummer och adress är kontrollerade.
- 4 Faktisk tid på plats och typ av utfört arbete är dokumenterade.
- 5 Arbetskostnad, material, resa, utrustning och administration är korrekt uppdelade.
- 6 RUT-avdraget är högst 50 procent av arbetskostnaden inklusive moms.
- 7 Fakturan visar totalbelopp, moms, RUT-belopp och vad kunden ska betala.
- 8 Kundens betalning är elektronisk, mottagen och matchad mot rätt faktura.
- 9 Arbetet är utfört innan begäran om utbetalning skickas.
- 10 Ansökan och beslutet sparas och stäms av mot fakturan och bokföringen.
Vanliga frågor
Avdraget är högst 50 procent av arbetskostnaden inklusive moms. Kunden kan använda högst 75 000 kronor per person och år sammanlagt för ROT och RUT, och hela beloppet kan användas för RUT. Kundens faktiska utrymme påverkas av tidigare avdrag och betald skatt.
RUT beräknas på arbetskostnaden inklusive moms. Material, resor, utrustning och administration ska inte ingå i den RUT-grundande kostnaden.
Nej. Rengöringsmedel och annat förbrukningsmaterial räknas som materialkostnad och ska särredovisas från arbetskostnaden.
Nej. Endast arbetad tid på plats hos kunden ger rätt till RUT. Restid, körkostnad och framkörningsavgift ska redovisas som övriga kostnader.
Ja. Betalningen ska vara elektronisk och spårbar. Kontanter, checkar och presentkort ger inte rätt till RUT-avdrag.
Nej. Arbetet ska vara utfört och kundens betalning mottagen innan företaget begär utbetalning från Skatteverket.
Företaget kan normalt begära motsvarande andel av RUT-beloppet för den betalda delen, om arbetet som betalningen avser är utfört. Vid delfakturering ska avdraget fördelas på fakturorna som innehåller arbetskostnad.
Nej, inte för gemensamma utrymmen som trapphus eller gemensam tvättstuga. RUT gäller arbete i eller nära den enskilda kundens bostad.
Ja. Företaget ska dokumentera och ange faktiskt antal arbetade timmar per tjänst när utbetalning begärs, även om kunden har fakturerats ett fast pris.
Ansökan ska normalt ha kommit in till Skatteverket senast den 31 januari året efter det år kunden betalade för arbetet. Arbetet måste också vara utfört inom den tillåtna tiden.
Ja. BOS kan skapa ett fakturautkast från uppdragets tid, material, pris, resor och ROT/RUT och skicka underlaget till Fortnox eller Visma. Företaget ska granska uppdelningen och ansvarar fortfarande för att villkoren är uppfyllda och att korrekt begäran skickas till Skatteverket.
Regler kan ändras och varje ärende bedöms utifrån sina omständigheter. Artikeln är allmän information och ersätter inte rådgivning från Skatteverket, redovisningskonsult eller jurist. Kontrollera alltid aktuella regler innan du fakturerar och ansöker om utbetalning.
Källor och vidare läsning
- Skatteverket – så fungerar RUT-avdraget för företag
- Skatteverket – lista över godkända och inte godkända RUT-arbeten
- Skatteverket – uppgifter som bör finnas på en ROT- eller RUT-faktura
- BOS – fakturering från uppdrag till Fortnox eller Visma
- BOS – order och projekt
Källorna kontrollerades den 5 september 2026.