Fortnox-integration för städföretag – från schema till faktura
Har du redan Fortnox? Se hur BOS kopplar schema, återkommande städuppdrag, tidrapportering, RUT och fakturering till ett smidigare arbetsflöde.
Använder ditt städföretag redan Fortnox för bokföring och fakturering, men hanterar schema, personalens tider och städuppdrag i andra system? Då finns risken att samma uppgifter registreras flera gånger innan ett utfört jobb blir en färdig faktura.
En Fortnox-integration för städföretag kopplar samman ekonomin med arbetet ute hos kunden. Med BOS och Fortnox kan kunduppgifter, artiklar, priser och fakturaunderlag följa med genom arbetsflödet. Du behåller Fortnox som ekonomisystem och använder BOS för den dagliga driften: återkommande städuppdrag, schemaläggning, tidrapportering, personal och fakturaunderlag.
Resultatet är ett sammanhängande flöde från bokat uppdrag till fakturering och löneunderlag, med mindre dubbelregistrering och bättre kontroll.
Vad är en Fortnox-integration för städföretag?
En integration gör det möjligt för två system att utbyta information. Fortnox beskriver integrationer som ett sätt att koppla ekonomisystemet till ett för- eller eftersystem, exempelvis ett arbetsordersystem, så att företaget slipper lägga in samma information på flera ställen.
För ett städföretag innebär det att Fortnox kan fortsätta hantera bland annat fakturor och ekonomi, medan ett branschanpassat system sköter det operativa arbetet. I BOS kan du planera hemstädning, kontorsstädning, flyttstädning, fönsterputsning och andra engångs- eller återkommande uppdrag. När arbetet är utfört finns uppgifterna samlade för vidare fakturering i Fortnox.
Varför Fortnox inte löser hela städföretagets vardag
Fortnox är ett ekonomisystem. Ett städföretag behöver samtidigt hålla ordning på sådant som händer innan det är dags att fakturera:
- Vilken kund ska få städning och på vilken adress?
- Ska uppdraget ske en gång, varje vecka eller varannan vecka?
- Vilka medarbetare är tillgängliga och vem ska utföra arbetet?
- Vilka instruktioner, portkoder, nycklar eller checklistor hör till objektet?
- När började och slutade medarbetaren arbeta?
- Är tiden godkänd och ska uppdraget faktureras till fast pris eller efter arbetad tid?
- Vilka fakturarader avser RUT-berättigad arbetskostnad?
Om informationen ligger i kalkylark, kalender, sms och separata tidrapporter måste administratören först samla ihop allt och sedan registrera delar av det igen i Fortnox. Det fungerar när företaget har få kunder, men blir sårbart när antalet återkommande städuppdrag och anställda ökar.
BOS för städföretag är byggt för stegen före fakturan. När dessa steg kopplas till Fortnox blir ekonomisystemet en del av ett större, sammanhängande arbetsflöde.
Manuellt arbete jämfört med BOS och Fortnox
| Arbetsmoment | Utan integration | Med BOS och Fortnox |
|---|---|---|
| Kunduppgifter | Registreras och uppdateras i flera system | Kunder kan importeras, exporteras och synkroniseras |
| Artiklar och priser | Prislistor behöver jämföras manuellt | Fortnox-artiklar och priser kan användas i BOS |
| Återkommande städning | Varje tillfälle skapas eller sammanställs manuellt | Återkommande uppdrag planeras och samlas per kund |
| Tidrapportering | Tider hämtas från sms, papper eller kalkylark | Medarbetaren rapporterar tid i appen på rätt uppdrag |
| Fakturaunderlag | Kund, datum, rader och belopp skrivs in på nytt | Uppgifter från utfört uppdrag följer med till fakturaunderlaget |
| Månadsfakturering | Fakturor skapas en i taget | Flera underlag kan granskas och hanteras som massfakturering |
| RUT | Arbete och övriga kostnader delas upp manuellt | RUT-berättigade rader kan förberedas för Fortnox |
| Löneunderlag | Godkända tider sammanställs manuellt | Tider kan exporteras via PAXML till Fortnox Lön |
Exakt arbetsflöde beror på företagets inställningar, behörigheter och aktiva abonnemang i BOS och Fortnox.
Så fungerar flödet från städuppdrag till Fortnox
- 1 Synkronisera kunder, artiklar och priser så att rätt grunduppgifter används i båda systemen.
- 2 Skapa ett engångsuppdrag eller ett återkommande projekt för exempelvis hemstädning varje vecka.
- 3 Schemalägg rätt medarbetare och låt personalen se adress, tid och instruktioner i appen.
- 4 Låt medarbetaren stämpla in och ut eller rapportera arbetad tid på uppdraget.
- 5 Kontrollera att uppdrag, tider, priser, material, resor och eventuell RUT-information är korrekta.
- 6 Skapa eller samla fakturaunderlag och för över fakturan till Fortnox.
- 7 Godkänn periodens tider och exportera löneunderlaget via PAXML om du använder Fortnox Lön.
Funktioner som är särskilt viktiga för städföretag
- Återkommande uppdrag Skapa hemstädning varje vecka, varannan vecka, månadsvis eller enligt ett anpassat intervall utan att lägga upp varje tillfälle från början.
- Samlingsfakturor Samla flera utförda städtillfällen för samma kund på en faktura i stället för att skapa en separat faktura efter varje besök.
- Massfakturering Förbered och hantera många fakturor i slutet av månaden, vilket är värdefullt för städföretag med stora kundvolymer.
- Kundsynk Importera och exportera kunder mellan systemen så att kontakt- och faktureringsuppgifter inte behöver registreras flera gånger.
- Artikel- och prissynk Använd artiklar och priser från Fortnox som grund för tjänster och fakturarader i BOS.
- RUT-stöd Dela upp arbetskostnad och övriga kostnader så att underlaget kan hanteras som husarbete i Fortnox.
- Tidrapportering Koppla medarbetarens registrerade tid till rätt uppdrag, kund och datum.
- Löneunderlag Exportera godkända tider i PAXML-format för vidare hantering i Fortnox Lön.
Exempel: återkommande hemstädning varannan vecka
Anta att ett städföretag har 150 privatkunder med hemstädning varannan vecka. Kunden och företagets tjänsteartiklar finns redan i Fortnox.
I BOS importeras eller synkroniseras kunduppgifterna och relevanta artiklar. Administratören skapar sedan ett återkommande projekt med kundens adress, intervall, pris, RUT-information, instruktioner och ansvarig personal. Varje städtillfälle visas i schemat och i medarbetarens app.
När arbetet är utfört rapporterar medarbetaren sin tid. Administratören kan kontrollera avvikelser och se vilka uppdrag som är klara för fakturering. Flera städtillfällen för samma kund kan samlas på en faktura, och många kundfakturor kan hanteras tillsammans i slutet av perioden.
I stället för att återskapa kund, datum, tjänst och pris i Fortnox bygger fakturaunderlaget på information som redan finns i arbetsflödet. Det är här integrationen skapar värde: varje uppgift registreras när den uppstår och kan sedan återanvändas i nästa steg.
RUT-fakturering med Fortnox och BOS
För städföretag med privatkunder är RUT en central del av faktureringen. Fortnox har stöd för så kallade husfakturor, men fakturan behöver fortfarande innehålla rätt kund- och arbetsuppgifter. Arbetskostnad måste skiljas från exempelvis material, resor och andra kostnader.
Fortnox anger bland annat att fakturaunderlaget bör innehålla vem som utfört arbetet, kundens namn och personnummer, typ av arbete, tidsperiod, plats, arbetskostnad, övriga kostnader, moms och skattereduktion. Alla städtjänster omfattas inte automatiskt av RUT, så kontrollera alltid aktuella regler för den tjänst du säljer.
Med BOS kan relevant information kopplas till kunden och uppdraget innan fakturan skapas. Det gör det enklare att förbereda fakturaraderna för vidare hantering i Fortnox och minskar risken att uppgifter behöver hämtas i efterhand.
Läs Fortnox aktuella guide om RUT för företagare och instruktionen för att skapa husfaktura i Fortnox.
Fortnox-integration för fakturering och lön
Fakturering och lön bygger på olika underlag, även om båda börjar med ett utfört städuppdrag.
För fakturering behöver du vanligtvis kund, tjänst, datum, pris, moms, referenser och eventuell RUT-uppdelning. BOS kan skapa fakturaunderlag från utförda uppdrag och föra över dem till Fortnox. Läs mer om fakturering från planerade uppdrag.
För lön behöver du godkända tider per medarbetare och löneperiod samt frånvaro och andra relevanta tidstyper. BOS stödjer export via PAXML, som kan läsas in i Fortnox Lön. Det innebär inte att lönen blir helt automatisk: underlaget bör alltid kontrolleras innan export och lönekörning. Läs mer om löneunderlag från BOS.
Genom att hålla fakturaunderlag och löneunderlag separata men baserade på samma rapporterade arbete blir det lättare att upptäcka skillnader mellan planerad, arbetad och fakturerad tid.
Vilka problem kan integrationen minska?
- Dubbelregistrering Samma kund, tjänst, pris och datum behöver inte skrivas in på nytt i flera led.
- Försenad fakturering Utförda uppdrag kan snabbare identifieras, granskas och göras klara för fakturering.
- Missade städtillfällen Återkommande uppdrag skapas enligt ett bestämt intervall och visas i det gemensamma schemat.
- Fel kund eller pris Synkroniserade kund- och artikelregister ger en gemensam grund i BOS och Fortnox.
- Otydliga tidrapporter Medarbetarens tid kopplas till ett specifikt uppdrag i stället för att lämnas som en fristående anteckning.
- Tung månadsadministration Samlingsfakturor, massfakturering och PAXML-export förenklar periodens återkommande arbete.
Vad kan ett städföretag vinna i praktiken?
Den största vinsten är sällan en enskild knapp. Värdet uppstår när hela kedjan hänger ihop och administratören slipper jaga information mellan system och personer.
Ett snabbare fakturaflöde kan också innebära att fakturor skickas närmare det utförda arbetet. Samtidigt blir det lättare att kontrollera att alla genomförda städtillfällen verkligen finns med i faktureringen.
En publicerad BOS-recension från ett städföretag beskriver effekten så här: ”I dag skapar vi hundratals fakturor på under en timme. Innan tog det oss flera dagar.” Resultatet varierar förstås beroende på kundvolym och arbetssätt, men exemplet visar varför massfakturering är en viktig funktion för verksamheter med många återkommande kunder. Se fler kundrecensioner om BOS.
Så väljer du rätt Fortnox-integration för ditt städföretag
- 1 Börja med arbetsflödet och kontrollera att systemet stödjer både engångsjobb och återkommande städuppdrag.
- 2 Be leverantören visa exakt vilka uppgifter som synkroniseras: kunder, artiklar, priser, fakturor, betalningar eller löneunderlag.
- 3 Testa hur systemet hanterar flera städtillfällen på samma faktura och massfakturering vid månadsskiftet.
- 4 Kontrollera RUT-flödet med verkliga exempel från hemstädning eller flyttstädning.
- 5 Säkerställ att personalen enkelt kan se uppdrag och rapportera tid i mobilen.
- 6 Fråga hur fel, dubbletter och ändrade kunduppgifter hanteras innan du importerar hela registret.
- 7 Kontrollera totalkostnaden, inklusive användare, eventuell integrationslicens, support och de Fortnox-program som krävs.
- 8 Genomför ett testflöde från ny kund till färdig faktura och löneunderlag innan du går över fullt ut.
För att använda en extern koppling kan du behöva ett Fortnox-konto, relevanta Fortnox-program och en integrationslicens. Krav och priser kan ändras. Kontrollera därför alltid aktuella villkor hos Fortnox och BOS innan aktivering. Börja gärna med ett begränsat antal kunder och artiklar, verifiera resultatet och skala sedan upp.
Vanliga frågor om Fortnox-integration för städföretag
Ja. BOS finns som integration hos Fortnox och kopplingen är utformad för bland annat kunder, artiklar, priser, fakturering, RUT och löneunderlag.
Nej. Tanken är att du behåller Fortnox för ekonomin och använder BOS för städföretagets operativa arbete, exempelvis schema, order, personal, tidrapportering och fakturaunderlag.
BOS stödjer import och export av kunder samt kundsynk mellan systemen. Kontrollera och rensa gärna dubbletter innan en större import.
Ja. Fortnox artikelregister och priser kan användas som grund i BOS, vilket ger en gemensam prislista och minskar manuell registrering.
Ja. Du kan skapa återkommande uppdrag i BOS, registrera utförda städtillfällen och samla flera tillfällen för samma kund på en faktura.
Ja. Kopplingen har stöd för massfakturering, vilket är särskilt användbart i slutet av månaden när många återkommande kunder ska faktureras.
Ja. BOS kan förbereda RUT-relaterade fakturauppgifter och Fortnox Fakturering har stöd för husfakturor. Företaget ansvarar fortfarande för att uppgifter och avdrag följer aktuella regler.
Ja. Godkända tider kan exporteras från BOS i PAXML-format och importeras i Fortnox Lön. Granska alltid underlaget före lönekörningen.
En extern integration kan kräva Fortnox integrationslicens samt relevanta Fortnox-program. Kontrollera aktuella krav och priser direkt hos Fortnox.
Nej. Även mindre städföretag kan minska dubbelarbete, men nyttan blir ofta större när antalet kunder, medarbetare och återkommande uppdrag växer.
Använd ett verkligt kundscenario: importera en kund och en artikel, skapa ett återkommande uppdrag, rapportera tid, kontrollera RUT-uppgifterna och skapa ett fakturaunderlag. Då ser du hela flödet innan du flyttar över fler kunder.
Källor och vidare läsning
Artikeln bygger på aktuell produktinformation från BOS och Fortnox:
Behåll Fortnox och förenkla resten
Om ditt städföretag redan använder Fortnox behöver du inte ersätta ett ekonomisystem som fungerar. Den viktigare frågan är hur kundens bokning, personalens schema, utfört arbete och fakturaunderlag kan nå Fortnox utan onödiga manuella steg.
Med BOS får du ett system för städföretagets dagliga drift och en koppling till Fortnox för fakturering och löneunderlag. Det gör det möjligt att samla återkommande uppdrag, tidrapportering, RUT-information och fakturaunderlag i ett tydligare arbetsflöde.
Starta en kostnadsfri 14-dagars testperiod eller boka en webbvisning för att se hur BOS och Fortnox kan fungera med era kunder, städuppdrag och rutiner.